Verkauf

Anfragen/Angebote (CRM)

Die Anfragen Ihrer Kunden oder die Protokollierung der Akquisitionstätigkeit lassen sich in der Anfrage mit Gegenstand der Anfrage/Akquisition, eventuellen Mitbewerbern, Verkaufschancenabschätzung, Priorität, geplantes Abschlussdatum, erwarteter Auftragswert und Festlegung der nächsten Schritte erfassen.

Ein Verlaufsprotokoll zeigt dann lückenlos alle Aktivitäten des Verkaufsvorgangs: jedes Gespräch kann eingetragen und beschrieben werden, jeder Schriftwechsel und jede Zusendung eines Angebotes wird automatisch im Protokoll eingetragen und steht in der Übersicht zur Verfügung. Damit kann jederzeit ein vollständiger Überblick über den Verkaufsvorgang erlangt werden. Es können immer wieder neue Etappenziele gesetzt werden, an die der Mitarbeiter mittels des automatischen Wiedervorlagesystems erinnert wird.

Die Angebotserstellung ermöglicht sowohl vordefinierte standardisierte Angebotstexte als auch jeweils individuelle Angebotsanschreiben. Die Angebotspositionen ziehen Sie mit der entsprechenden Preisliste aus den Stammdaten.

Wenn Sie Angebotstücklisten hinterlegt haben, werden automatisch alle Alternativen und Optionen der gewünschten Position ausgegeben – es kann nichts vergessen werden. Im konkreten Fall überflüssige oder nicht gewünschte Positionen werden einfach herausgelöscht.

Beim Eintrag der Angebotspositionen werden Sie von einer Margen-Warnfunktion bei Verkaufspreisen, die unter der Mindestmarge oder unter derm Einkaufspreis liegen, gewarnt. Eine komfortable Kalkulation über Marge und/oder Deckungsbeitrag sowohl in jeder einzelnen Position als auch über den Gesamtumfang ermöglicht ein passgenaues rentables Angebot.

Selbstverständlich können Sie bestimmen, welche Angebotspositionen zur Gesamtangebotssumme zusammengerechnet werden sollen und ob Sie gewährte Rabatte dem Kunden direkt anzeigen möchten oder nicht.

Sie haben die Möglichkeit, einen individuellen Zusatztext zur Artikelbeschreibung hinzuzufügen. Einblickmöglichkeit in den Lagerbestand dieses Artikels erleichtert Ihnen die Festlegung des anzugebenden Liefertermins. Kommt es zum Kundenauftrag, so können die Positionen und Konditionen aus dem Angebot automatisch in den Auftrag übernommen werden.

Auftrag

Kundenaufträge können in unterschiedlicher Form verarbeitet werden: Auftrag konventionell (AB, Lieferschein, Rechnung), Auftragserfassung mit gleichzeitiger Rechnungstellung (z.B. für Kassenverkauf), Kommissionen, Reservierung, Leihstellung. Der Auftrag kann als Rahmenauftrag gekennzeichnet werden mit unterschiedlichen Abruf-Vereinbarungen. Lieferung an Dritte (Streckengeschäfte) sowie abweichende Rechnungsstellungen können abgewickelt werden.

Der Auftrag kann aus einem Angebot oder aus einem bereits vorliegenden Auftrag mit Positionen und Konditionen übernommen werden. Sie können abweichende Liefer-und Rechnungsadressen verwenden.

Es können vordefinierte standardisierte Begleittexte oder individuelle Anschreiben genutzt werden. Die Zulassung von Teillieferungen kann sowohl global für den gesamten Auftrag als auch für einzelne Positionen festgelegt werden. Sie können den Kundenauftrag als Streckengeschäft abwickeln, sodass der Kunde direkt von Ihrem Lieferanten in Ihrem Namen beliefert wird.

Bei der Generierung des Auftrages haben die Sachbearbeiter für alle Auftragspositionen einen Einblick in die Lagerbestände. Bei nicht ausreichender Bestandslage wird in Abstimmung mit den hinterlegten Mindestlagerbeständen die Bedarfsermittlung für die Bestellung angesprochen.

Der Auftrag wird in die Terminüberwachung geleitet und dort terminlich überwacht.
Sie haben dort zusätzlich eine übersichtliche Auftragsbestandsliste, die auch bereits geleistete Vorauszahlungen der Kunden berücksichtigt.

Lieferung

Die Lieferung kann unterschiedliche Formen annehmen: konventioneller Lieferschein, Lieferschein mit gleichzeitiger Rechnungserstellung, Kommissionslieferschein, Retoure. Mit der Auslieferung wird der Lagerbestand aktualisiert und ggf. die Serien- oder Chargen-Nummer abgefragt und eingetragen. Bei nicht ausreichendem Lagerbestand haben Sie die Wahl zwischen Unterlieferung mit Rest, Unterlieferung mit Storno oder Zulassung von negativem Lagerbestand.

Die Lieferung wird in der Terminüberwachung für offenen Rechnungsausgang überwacht.

Kundenrechnung

Es können Einzelausgangsrechnungen pro Lieferschein erstellt werden oder auch Sammelrechnungen über mehrere Lieferungen – auch aus unterschiedlichen Aufträgen. Der Kunde kann die Rechnung auch an eine von der Standard-Postadresse abweichende Rechnungsadresse geschickt bekommen.

Für Retouren der Kunden werden Gutschriften erstellt, es wird der entsprechende Ausgang negativ verbucht.

Wenn für Aufträge Vorauszahlungen vereinbart wurden, kann auf den Auftrag eine Vorauszahlungsrechnung ohne Lieferung erstellt werden. Die Verrechnung der Vorauszahlung kann zu einem beliebigen Zeitpunkt mit dem Gesamtauftragswert erfolgen und auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Die Rechnungen werden in der Offenen Posten Liste überwacht. Nach Ablauf der Zahlungsfristen wird der Kunde erinnert und in vordefinierten Zeiträumen mit entsprechend hinterlegten abgestuften Mahntexten automatisch angemahnt. Der Zahlungseingang wird hier dann verbucht.

Belege

Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Gutschriften können als Papier, Fax und E-Mail oder in eine Datei ausgegeben werden.

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